станом на 25 січня 2005 року
<<< Головна сторінка | <Назад
Порядок узгодження документів.
Правила оформлення грифа узгодження і віз на документах
Як правило, документи, що готуються в організації, до надання їм юридичної сили (підписання, реєстрації, при необхідності - затвердження та проставлення печатки) підлягають узгодженню. У роботі з документами за погодженням розуміється попередня оцінка проекту документа і / або отримання згоди на його видання. Узгодження здійснюється у випадках, коли документи містять будь-які правові норми і потрібно їх експертиза на предмет відповідності чинним нормативно-правовим актам, коли вони зачіпають інтереси інших організацій, посадових осіб і т.п.
Узгодження проекту документа проводиться з організаціями та посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що містяться в проекті документа. Узгодження може відбуватися і в середині організації - зі структурними підрозділами і посадовими особами (внутрішнє погодження), так і поза - з підлеглими і непідлеглими організаціями (зовнішнє погодження). Внутрішнє погодження оформляється візою, зовнішнє - грифом узгодження.
Порядок внутрішнього і зовнішнього узгодження документів, а також вимоги до оформлення візи і грифа узгодження визначені Державним стандартом Республіки Білорусь (СТБ) 6.38-95 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах державного управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь, затвердженої наказом Голови Комітету з архівів та діловодства Республіки Білорусь від 23 травня 1995 № 13 (далі - Примірна інструкція з діловодства). Порядок узгодження актів законодавства визначається спеціальними Правилами підготовки проектів нормативних правових актів, затвердженими Указом Президента Республіки Білорусь від 11 серпня 2003 № 359.
порядок внутрішнього
узгодження документів
Віза офіційного документа - це реквізит документа, що виражає згоду або незгоду посадової особи зі змістом документа.
Візуванню підлягають як внутрішні документи, так і вихідні. На внутрішніх документах візи проставляються зліва на останньому аркуші першого примірника документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа. Другий варіант найбільш зручний при візуванні розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень та ін.), Тому що при розмноженні і розсилці копій документа в інші організації візи на них не відтворюються. У вихідних документах (листах, довідках, доповідних записках) візуються екземпляри документів, що залишаються в діловодстві організації (так звані відпустки), за тими ж правилами, що і внутрішні документи. При неможливості розмістити візи на документі необхідно складати окремий лист погодження.
Віза включає в себе назву посади візує, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) і дату візування. наприклад:
Зам. комерційного директора
Підпис П.А. Линник
15.01.2004
Слід звернути увагу, що саме слово «Віза (візи)» при оформленні внутрішнього узгодження проекту документа не пишеться.
Проект документа може бути завізований кількома посадовими особами. Так, Примірної інструкції з діловодства встановлено, що проекти наказів, розпоряджень, рішень підлягають узгодженню з виконавцями і зацікавленими посадовими особами; в обов'язковому порядку накази (розпорядження, рішення), що видаються в організації, узгоджуються з юридичною службою. Тому, наприклад, при підготовці наказу по особовому складу (прийом на роботу, переведення, звільнення та ін.) Проект документа в обов'язковому порядку повинен бути завізований юридичною службою (юрисконсультом) організації, а також керівником структурного підрозділу, в якому працює співробітник, на якого поширюється дія наказу, начальником (інспектором) відділу кадрів, головним бухгалтером. У разі потреби проект наказу може візуватися і іншими посадовими особами, наприклад начальником відділу праці і заробітної плати, начальником планово-економічного відділу. При перекладі співробітника з одного структурного підрозділу в інший проект наказу доцільно узгодити з керівниками обох структурних підрозділів. При підготовці розпорядчого документа, що містить доручення структурним підрозділам, його слід погодити з керівниками цих підрозділів.
Слід звернути увагу, що конкретне коло посадових осіб організації, що візують проект документа, встановлюється самою організацією. Примірна інструкція з діловодства встановила, що перелік узгоджувальних інстанцій визначає упорядник документа виходячи з його змісту. Разом з тим порядок візування типових документів організації (тобто документів, що відображають однотипні, повторювані управлінські ситуації) можна закріпити у відповідних організаційних документах, наприклад в інструкції з діловодства даної організації, регламент роботи колегіального органу або в спеціально розробляється табелі форм документів, передбачивши в ньому відповідну графу.
Якщо документ візується кількома посадовими особами, візи розташовуються одна під одною в порядку візування. наприклад:
Начальник відділу кадрів
підпис Н.І.Вересаева
22.12.2003
Зав. відділом архівознавства
підпис С.В.Жуков
22.12.2003
Зав. відділом документознавства
підпис Н.А.Карполь
22.12.2003
Юрисконсульт
підпис Ю.А.Кладніекс
23.12.2003
Головний бухгалтер
підпис Т.Г.Тарасевіч
24.12.2003
Терміни узгодження великих за обсягом і складних за змістом документів не повинні перевищувати, як правило, 2-3 днів (для кожної согласующей інстанції). Решта документів слід візувати в день їх надходження на узгодження.
Відмовлятися від візування, а також робити будь-які виправлення в проекті документа не допускається. При наявності зауважень і доповнень до документа вони викладаються на окремому аркуші, а на проекті документа поруч з візою вказується: «Зауваження додаються». наприклад:
Зав. загальним відділом
підпис А.Е.Байкулов
19.01.2004
З проектом не згоден
зауваження додаються
При наявності розбіжностей щодо проекту документа і неможливості їх усунення на стадії узгодження остаточне рішення за змістом документа приймає посадова особа, яка підписує (затверджує) його.
Крім візи узгодження в діловодної практиці часто застосовується і так звана віза ознайомлення. Віза ознайомлення проставляється на офіційному документі, тобто вже підписаному, затвердженому і набрав действіе3. Необхідність оформлення візи ознайомлення виникає, наприклад, при надходженні документа з іншої організації, якщо з вмістом цього документа повинні ознайомитися посадові особи відповідно до їх службовим становищем та посадовими обов'язками. Крім того, для організації якісного і своєчасного виконання документів з вмістом не тільки надходження документа, але і внутрішнього, що вимагає виконання (наказу, розпорядження та ін.), Повинні бути ознайомлені всі працівники, яких стосується його зміст.
Як оформляти візу ознайомлення в цих ситуаціях? Тут можливі різні варіанти.
Якщо при підготовці внутрішніх документів (тих же наказів) зацікавлені посадові особи знайомляться зі змістом наказу ще в проекті (проставляють візи узгодження), то, природно, додаткові візи ознайомлення з документом після його підписання і набрання ними чинності не потрібні. У подібних ситуаціях посадовим особам, відповідальним за виконання документа, як правило, вручаються його копії, і ознайомлення з підписаним документом здійснюється саме таким способом.
У деяких випадках виникає необхідність ознайомити зі змістом документа (внутрішнього або надійшов) всіх співробітників (наприклад, при встановленні нових посадових окладів). У цьому випадку перший екземпляр документа передається в усі структурні підрозділи, і працівники, ознайомившись з його змістом, оформляють візу ознайомлення. Її рекомендується оформляти на зворотному боці аркуша за тим же принципом, за яким оформляється віза узгодження (назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище (ініціали, прізвище), дата). Якщо на зворотному боці документа недостатньо місця, то допускається додавати до нього окремий лист для оформлення всіх необхідних віз ознайомлення.
Дещо інші вимоги висуваються до оформлення візи ознайомлення в наказах по особовому складу. Якщо зацікавлені посадові особи візують проект такого наказу на стадії його підготовки (наприклад, наказ про прийом на роботу завізують кадровик, головний бухгалтер, начальник відділу, в який приймається працівник, інші посадові особи відповідно до їх компетенції), то працівник знайомиться з його змістом вже після підписання. Крім того, ознайомлення працівника з наказом згідно з трудовим законодавством є обов'язковим, тому візу ознайомлення працівника з наказом по особовому складу рекомендується оформляти на лицьовій стороні (хоча допускається і на звороті), а складові елементи цього реквізиту можна надрукувати в проект наказу заздалегідь, на стадії оформлення проекту. Особливістю оформлення візи ознайомлення працівника з наказом по особовому складу є відсутність в ній такого елемента, як найменування посади, так як це було визначено в тексті наказу.
Розташовується віза ознайомлення працівника з наказом по особовому складу нижче підпису документа, Наприклад, якщо наказ про прийом на роботу двох співробітників підписує директор інституту, то візи ознайомлення цих співробітників до наказу будуть оформлені наступним чином:
Директор інституту ПодпісьН.С.Кавко
З наказом ознайомлені: ПодпісьА.Е.Байкулов
23.01.2004
ПодпісьВ.П.Лідогостер
23.01.2004
Всі елементи реквізитів «Підпис» і «Візи ознайомлення» в прикладі були надруковані заздалегідь. Директор проставив підпис особисто, працівники, в свою чергу, проставили підписи і день місяця в даті ознайомлення
з наказом (виділені курсивом).
Порядок зовнішнього узгодження
документів
Узгодження документа зі сторонніми організаціями або їх посадовими особами називається зовнішнім узгодженням. Зовнішнім вважається також узгодження документа з колегіальними органами громадських об'єднань (професійними спілками та їх комітетами, радами трудових колективів і т.п.), які діють при організації - автора документа.
У ряді нормативних правових актів Республіки Білорусь закріплено вимогу обов'язкового зовнішнього узгодження документів. Так, Закон Республіки Білорусь «Про нормативних правових актах Республіки Білорусь» присвячує цьому питанню цілу статтю і визначає, що проект нормативного правового акта до внесення його в нормотворчий орган (посадовій особі) підлягає погодженню із зацікавленими державними органами (організаціями), якщо таке узгодження є обов'язковим відповідно до законодавства Республіки Білорусь. Відповідно до Закону узгодження проекту нормативного правового акта виражається у вигляді згоди або незгоди державного органу з відповідним проектом з викладом мотивів та обґрунтуванням зауважень і пропозицій і додатком пропонованої редакції проекту нормативного правового акта або його окремих положеній4. Вимога обов'язкового зовнішнього узгодження міститься і в інших нормативних правових актах - положеннях, інструкціях, правилах, регламентах.
Зовнішнє узгодження оформляється реквізитом «Гриф погодження».
Гриф узгодження - це реквізит офіційного документа, що виражає згоду з його змістом установи, його органу, посадової особи, яка не є автором документа.
Гриф узгодження складається з наступних елементів:
- слова «ПОГОДЖЕНО»;
- найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування установи);
- особистого підпису посадової особи та її розшифровки;
- дати узгодження.
Слово «ПОГОДЖЕНО» слід писати великими літерами, не укладаючи в лапки. Розшифровку підпису, по можливості, розміщують таким чином, щоб остання її буква перебувала приблизно під останньою буквою в найменуванні посади, наприклад:
Погоджено
Директор Інституту
«Белпромпроект»
підпис А.Г.Федоров
21.01.2004
Згідно СТБ 6.38-95 складові частини реквізиту «Гриф погодження» відокремлюють один
від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами, наприклад:
Погоджено
1,5
голова Комітету
1
з архівів та діловодства
1
при Раді Міністрів Республіки Білорусь
2
підпис В.І.Адамушко
1,5
19.02.2004
При підготовці документів з використанням комп'ютерних технологій оформлення грифа узгодження може здійснюватися відповідно до вимог Інструкції з оформлення документів з використанням комп'ютерних технологій в республіканських органах державного управління та інших державних організаціях, підпорядкованих Уряду Республіки Білорусь5. Згідно з вимогами зазначеної Інструкції складові елементи грифа узгодження друкуються з дотриманням наступних міжрядкових інтервалів:
Погоджено Одинарний
голова Комітету
з архівів та діловодства Точно 14 nm
при Раді Міністрів
Республіки Білорусь Одинарний
Підпис Ініціали, прізвище Одинарний
Дата Півтора
або:
Погоджено Одинарний
Міністр фінансів Точно 14 nm
Республіки Білорусь Одинарний
Підпис Ініціали, прізвище Одинарний
Дата Півтора
Вимоги Інструкції з оформлення документів з використанням комп'ютерних технологій в республіканських органах державного управління та інших державних організаціях, підпорядкованих Уряду Республіки Білорусь, орієнтовані на підготовку документів в текстовому редакторі Microsoft Word з використанням шрифту Times New Roman і є обов'язковими тільки для кола організацій, зазначених у назві інструкції. Для інших організацій її вимоги носять рекомендаційний характер.
Документ може бути погоджений також за допомогою листа або колегіальним органом6. В цьому випадку гриф узгодження оформляють наступним чином:
Погоджено
Протокол засідання
профспілкового комітету
30.01.2004 № 28
або:
Погоджено
лист Міністерства
охорони здоров'я Республіки Білорусь
30.01.2004 № 2-18 / 180
Гриф узгодження розташовується нижче реквізиту «Підпис» на лицьовій стороні останнього аркуша документа і друкується від межі лівого поля. При наявності двох грифів погодження їх розміщують на одному рівні. наприклад:
СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО
Директор НаціональногоДіректор Національного
архіву Республіки Білорусь історичного архіву Білорусі
Підпис В.Д.СелеменевПодпісь А.К.Голубовіч
21.01.2004 22.01.2004
Кілька грифів погодження розміщують на документі двома вертикальними рядами.
наприклад:
СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО
Директор НаціональногоДіректор Національного
архіву Республіки Білорусь історичного архіву Білорусі
Підпис В.Д.СелеменевПодпісь А.К.Голубовіч
21.01.2004 22.01.2004
СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО
Директор Державного Директор Державного
архіву Мінської області архіву Брестської області
Підпис Г.І.Ляшук Підпис А.К.Голубовіч
20.01.2004 22.01.2004
При наявності декількох грифів погодження їх розташовують відповідно до СТБ 6.38-95 починаючи від 0-го (від межі лівого поля) і 5-го (після 40 друкованих знаків) положень табулятора, а керуючись вимогами Інструкції з оформлення документів з використанням комп'ютерних технологій в республіканських органах державного управління та інших державних організаціях, підпорядкованих Уряду Республіки Білорусь, починаючи відповідно від лівого поля без відступу і з відступом від лівого поля на 100 мм.
Якщо зміст документа зачіпає інтереси великої кількості організацій, грифи узгодження можуть розташовуватися на окремому аркуші погодження. Про це на документі робиться відмітка, що розташовується на місці, передбаченому для розміщення грифа узгодження. наприклад:
Лист узгодження додається
підпис
Дата
Лист узгодження оформляється наступним чином:
ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ
____________________
(назва документу)
СОГЛАСОВАНОСОГЛАСОВАНО
... ...
Грифи узгодження на аркуші погодження оформляються за стандартними правилами.
На закінчення відзначимо, що згідно Примірної інструкції з діловодства зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюється в такій черговості:
А.Е. Рибаков
начальник відділу організаційно-правової,
кадрової роботи
і міжнародних зв'язків
Комітету по архівах
і діловодства
при Раді Міністрів Республіки Білорусь,
кандидат історічніх наук
<<< Головна сторінка | <Назад
Новини партнерів
pravo.kulichki.ru ::: pravo.kulichki.com ::: pravo.kulichki.net
2004-2015 Республіка Білорусь
