Каждый офис начинется с охранника...
Сегодня всеми «любимое» рабочее место называют офис. Это слово вошло в нашу жизнь, и плотно закрепилось. Раньше, когда «деревья были большими», а мы маленькими, все говорили: приходи на работу, или моя работа находится там-то. Сейчас действительно часто и везде слышно «офис». Это модно или правильно? С чего начинается офис, какое послевкусие и запоминающиеся моменты остаются после посещения офиса? Давайте проведём аналогию офиса с … театром, например. Скажете что общего? Театр начинается с вешалки. Вспомните свои впечатления при первом посещении театра. Величественный холл, тяжёлые портьеры, зал с удобными креслами, таинственная сцена.… Всё это будет потом, через минуту, через миг. Первое же впечатление, первый настрой, импульсный заряд первой секунды, всё это ''театральная вешалка'': доброе лицо хорошего театра. Лицом офиса, преуспевающей фирмы, первым встречающим и провожающим нас человеком, является охранник. Да-да охранник. Ни преуспевающий директор, ни солидный лицевой счёт в банке, не предаёт организации того щегольского лоска, внешнего благополучия и непреступной защищённости, как хорошая, отлаженная охрана. Охрана, в общем, и каждый охранник в частности, может стать залогом успеха или первым шагом, к провалу вашей фирмы.
Предупредительный охранник презентабельной внешности, которого можно принять за менеджера фирмы, квалифицированно отвечает на вопрос посетителя. Что это - фантазия? Нет, это одно из основных требований, которое выдвигается соискателю должности охранника офиса, салона, других объектов, деятельность которых сопряжена с высокими представительскими требованиями.
Но хорошее впечатление это не главная задача охранника в офисе. Главной задачей является защита офиса. От чего необходимо защищать офис? Это, прежде всего, вандализм, нарушение правопорядка, грабежи, а также обеспечение личной безопасности каждого человека. Офисные помещения - отличная цель для вандализма и разрушений. Все бизнес-компании, находящиеся в здании, как правило, имеют дорогостоящую компьютерную технику, и охрана офисов необходима для того, чтобы сберечь все в целости и сохранности. Руководитель должен быть уверен, что каждый день его компания может работать спокойно, и ничто не нарушит этого спокойствия. Это очень важно для репутации компании, так как мнение сотрудников и клиентов быстро распространяется на современном рынке, где очень высока конкурентная борьба.
Если у офисного здания имеется большая стоянка для автомобилей, то она, конечно, также нуждается в охране. Поэтому, позаботьтесь о том, чтобы вещи ваших клиентов и сотрудников никогда не пропадали из автомобилей, припаркованных возле вашего здания. Тогда ваши клиенты и служащие будут чувствовать себя комфортно и безопасно. Охрана помещений должна производиться и в выходные дни, а также в праздники. Тогда разного рода похитители не смогут нарушить большие планы вашей компании.
Исходя из вышеперечисленных опасностей, могут быть сформулированы основные подходы охраны офисных помещений. Данные подходы обуславливаются величиной предприятий. Существуют разные предприятия большие и малые. У первых имеются крупные материальные ценности, требующие охраны, и есть средства на эту охрану. У вторых материальные ценности небольшие, но потеря их ведет к краху. Рассмотрим несколько моделей расположения офиса и, соответственно, действия по ее охране.
 Малое предприятие
Офис в административном здании. Такое расположение офиса является сейчас очень распространенным. Фирмы снимают 1-2 комнаты в здании бывших институтов, различных административных зданиях, гостиницах. Постройки эти, как правило, крупные, имеющие центральный вход, и в этих организациях действует пропускная система. Но все мы знаем, как проверяются эти пропуска. В подавляющем большинстве зданий надпись на входе «Предъявите пропуск», выглядит скорее как насмешка. Либо пропусков уже давно нет, либо их некому предъявлять, либо подслеповатая старушка-вахтер, отвечающая за проверку документов занята своим делом и лишь мило улыбается проходящим.
Кроме центрального входа, в зданиях имеются входы служебные. Чаще всего их вообще никто не контролирует, и через них может войти, кто угодно и вынести что угодно. Состояние системы безопасности в некоторых из вышеуказанных зданиях не совсем удручающий, т.к. существует принятый порядок сдачи помещений в конце рабочего дня на централизованный пульт охраны (который находится у вахтера), имеющий связь с милицией. Но и тут есть масса нюансов. Во-первых, датчики сигнализации установлены только на дверях помещений, а если они имеются и на окнах, то они не всегда исправны. Во-вторых, наблюдается большое количество нарушений в порядке сдачи помещения под сигнализацию, и часто сами арендодатели имеют возможность несанкционированного проникновения в любые помещения в ночное время или в выходные дни. Таким образом, фирмы, снимающие офисы в подобных зданиях, не могут чувствовать себя в безопасности. Что же делать? Если кроме вас на этаже есть и другие фирмы, договоритесь с их руководителями и наймите охрану в «складчину». Нанятая охранная фирма проведет у вас следующие мероприятия:
- обеспечит проход на этаж только через одну дверь;
- посадит у этой двери охранника;
- организует строгий пропускной режим;
- заведет порядок учета посетителей и порядок вноса и выноса материальных ценностей;
- проверит работоспособность сигнализации и выведет ее на пульт охранника;
- выдаст ему в опечатанных капсулах вторые экземпляры ключей от всех охраняемых помещений.
Кроме этого, охранная фирма может провести ряд других действий, вызванных спецификой конкретного объекта. Наняв охранную фирму, вы убьете сразу двух зайцев. Во-первых, будете принимать у себя только тех посетителей, в которых вы заинтересованы. Во-вторых, организуете охрану своих ценностей на условиях полной материальной компенсации в случае какого-либо хищения. Однако нужно быть осторожным в подборе охранной фирмы. Обратите внимание на то, есть ли у фирмы лицензия, как долго фирма работает, кто ее клиенты.
|
Теперь о затратах. Естественно, чем больше фирм наймут охрану «вскладчину», тем меньше придется платить каждому. Однако имейте в виду, что чем дешевле охрана, тем хуже ее качество. Кроме этого, возможно, придется потратиться на технические средства охранной системы. Помимо охранной фирмы, у нескольких предприятий на одном этаже здания есть, и другой путь обзавестись своей охраной, нанять охранников-частников. В этом случае систему безопасности придется создавать самим. И нужно быть абсолютно уверенным в честности данных охранников, т. к. получить компенсацию от них в случае воровства ваших ценностей будет затруднительно. Наличие же у охранников вторых экземпляров ключей от всех комнат, необходимые им для отражения нападения преступников, проникших через окна, и на случай возникновения пожара, делает ваш офис беззащитным перед собственной охраной. Зато затраты на безопасность будут минимальны. Если ваш офис одинок на этаже, и скооперироваться по вопросу безопасности не с кем, предпримите элементарные, но необходимые меры сами. Прежде всего, укрепите входную дверь и вставьте глазок. Желательно также поставить переговорное устройство. Это позволит вам видеть и слышать того, кто хочет к вам пройти. Даже обнаглевший хулиган не станет взламывать дверь в учреждении, где по этажу постоянно ходят десятки людей. У себя под крышкой рабочего стола установите тревожную кнопку с выводом ее на охранную фирму или милицию. Если к вам все же прошел нежеланный гость, вы сможете подать сигнал тревоги. Наконец, проверьте исправность сигнализации и всегда соблюдайте правила сдачи помещений под охрану. Входную дверь в офис по окончании рабочего дня не просто закрывайте на ключ, но и опечатывайте.
Если ваш офис находятся на первом этаже здания, и имеет отдельный вход, вам придется серьезно позаботиться о его защите. Небольшое заведение не может позволить себе содержать физическую охрану. Часто в этом нет необходимости. Как проблема безопасности таких заведений решается за рубежом? В развитых странах функции Государственной Службы охраны по централизованному обслуживанию клиентов, имеющих установленные системы сигнализации, взяли на себя частные охранные фирмы. Если сработала сигнализация (или тревожная кнопка), мобильная группа выезжает на задержание преступников. Такая охрана осуществляется круглосуточно и обходится значительно дешевле, чем постоянное нахождение охранника в офисе. Тем не менее, в случае возникновения экстремальной ситуации владелец офиса вынужден продержаться один в течение 3-5 минут до прибытия подмоги.
 Крупное предприятие
Офис (ряд комнат или этаж) в бизнес либо административном центре. Крупное предприятие может позволить себе создать собственную службу охраны. При этом придется пойти на серьезные затраты и решить ряд проблем: подбор начальника службы охраны и охранников, их обучение, вооружение и оснащение. Начальник службы должен быть профессионалом и оплачиваться так, чтобы у него не возникало желание вступить в сговор с преступниками. Так, что ещё раз взвести все за и против и задайте себе вопрос: а стоит ли взваливать на свои плечи такой груз или всё-таки оставить это специалистам. Чтоб развеять все сомнения, читайте нашу статью «Почему наёмная охрана дешевле штатной? или каждый должен заниматься своим делом, а всё остальное на аутсорсинг!» в рубрике физическая охрана.
В целом система охраны офиса крупного предприятия строится таким же образом, как было описано выше. Однако в связи с большим числом собственных сотрудников и посетителей предъявляются повышенные требования к техническим средствам охраны и внутренней связи. Так наиболее важные помещения (кабинеты руководства, бухгалтерия, информационный центр) должны оборудоваться системами разграничения доступа. В упрощенном виде это могут быть электронные замки на дверях, открывающиеся либо путем введения кода, либо с помощью каких-либо электронных ключей, либо с помощью идентификационных карт. Охранник, сидящий у входа в офис, должен иметь возможность связи с каждым отделом предприятия. Он не должен покидать свое место, а в случае прихода посетителей, вызывать работников соответствующих отделов и передавать посетителей им. Обязанность сопровождать посетителей может быть поручена дежурному или другому охраннику. Этим демонстрируется уважение к клиенту и гарантируется безопасность предприятия. В ряде случаев сопровождать каждого посетителя не представляется возможным. Тогда применяются видеокамеры, которые размещаются у входа в офис и в коридорах. Их мониторы устанавливаются в Центральном посту охраны, специальном помещении, где охраной ведется контроль за обстановкой в офисе. Туда же выводится охранно-пожарная сигнализация, а также пульт системы разграничения доступа. Система видеонаблюдения позволяет контролировать не только посетителей, но и собственных сотрудников.
Проблема охраны офиса с отдельным входом (или целого здания) сводится не только к охране помещений, но и прилегающей территории, подступов к объекту, автостоянок. Как и в только что рассмотренном случае, без систем разграничения доступа и видеонаблюдения Служба охраны просто не сможет эффективно работать. За рубежом эти системы получили настолько широкое распространение (в одном здании одних видеокамер может быть более 20), что материалы фиксации и регистрации информации (магнитофонная лента, компьютерные журналы на дисках) часто никто даже не просматривает. Они лежат в архиве в течение определенного времени (3-6 месяцев), после чего используются вновь для новой записи. Но если возникает какое-либо происшествие, хронологию событий очень легко восстановить по архивным материалам. Знание же сотрудниками и посетителями того, что их действия находятся под контролем, дисциплинирует и является хорошей превентивной мерой. Система охраны офиса в отдельно стоящем здании включает в себя все физические, технические и организационные мероприятия, перечисленные выше. Однако эта система настолько сложна и зависит от вида конкретного предприятия, что требует специального рассмотрения в отдельных публикациях.
Во многих новых бизнес центрах зачастую уже предусмотрена система видеонаблюдения и контроль доступа. Если все-таки так получилось, что охрана в целом или отдельные её части отсутствуют, вышесказанное актуально и для Вашего офиса в новеньком, сверкающем бизнес центре.
|
С чего начинается офис?
Комментарии
RSS лента комментариев этой записи.